Écarts d’inventaires
Dans un premier temps, vous devez à partir des différents écrans de vérifications accessible via le menu principal de WinPro2000 vous assurer qu’aucune erreur n’est détectée. Les écrans de vérifications qui concernent l’inventaire sont les suivants:
- Vérifications/Quantités en problème/Quantités réservées
- Vérifications/Quantités en problème/Quantités commandées
- Vérifications/Quantités en problème/Quantité à venir négative sur commande de vente
- Vérifications/Quantités en problème/Quantité à venir négative sur commande d’achat
- Vérifications/Inventaire/Mise à jour en différée
- Vérifications/Inventaire/Inventaire en problème
- Vérifications/Inventaire/Localisation en problème
- Vérifications/Inventaire/Numéros de série manquants
- Vérifications/Inventaire/Mouvement
- Vérifications/Inventaire/Prix des produits par division
- Vérifications/Inventaire/Pris par division manquants
Si des problèmes sont détectés dans l’un des écrans précédents, vous devez suivre les instructions inscrites dans le haut de chacun des écrans. Plusieurs erreurs peuvent directement être corrigées via ces écrans. Dans certains cas, il vous sera malheureusement impossible de corriger le problème. Pour ces situations, il vous faudra nous acheminer une demande de service incluant une impression d’écran de WinPro2000 nous permettant de consulter le détail de(s) écran(s) ayant permis d’identifier les erreurs.
Si aucun problème n’est détecté, vous devez nous acheminer une demande de service incluant des impressions d’écrans nous permettant de constater:
- Le détail de la fiche du produit concerné (nous avons besoin de savoir si les caractéristique du produit qui sont accessible via les onglets Général et Comptabilité).
(L’idéal est de nous acheminer 2 impressions d’écran distinctes pour chacun des onglets)
(Si le problème est détecté sur plusieurs produits, vous pouvez nous fournir une liste Excel ou un rapport en format PDF) - Le détail de(s) l’écran(s), rapport(s) ou formulaire(s) à partir desquels vous constatez l’écart.
(Il devrait y en avoir au moins deux dans les cas d’écarts)
Lorsque vous préparez vos impressions d’écrans, il est essentiel de pouvoir distinguer facilement le numéro de version de WinPro2000 situé dans le bas à droite de l’application.
Une fois votre demande de service complétée, nous serons en mesure de vous aider à identifier rapidement la source du problème et le correctif à apporter s’il y a lieu.
Pourquoi est-ce que des écarts d’inventaire peuvent survenir?
En fonction de votre de configuration et de la complexité du cycle complet de gestion de vos inventaires, il peut être “normal” de rencontrer des écarts d’inventaires sur des produits spécifiques, à des moment spécifiques. Des problèmes de débalancement fréquent sont des indicateurs d’un processus informatique nécessitant une révision en profondeur. Dans ces situations, il est impératif de bien connaitre le cycle complet de vos inventaires dans le logiciels et de bien identifier les points de vérifications et de contrôle qui vous permettront de vous assurer de conserver une information à jour dans votre système.
Les différentes options de configuration permettent d’être plus ou moins rigide au niveau du contrôle des inventaires pour éviter certaines situations qui peuvent s’avérée désagréable dans vos opérations quotidiennes. Par exemple, dans certains environnement et dans un contexte particulier, il peut être possible d’inscrire une facture d’achat avec une date antérieure à un bon de réception d’achat. Normalement des procédures internes permettent par la suite de déceler ce genre de situation qui sont volontairement permises.
Dans certains cas, certaines configurations peuvent également créer des situations non désirés ou des procédures de contrôle et de validation peuvent avoir été indirectement affectés. Dans d’autre cas, ce sont tout simplement des “bugs” de programmation reliés à des fonctionnements non-désirés dans des versions antérieures du logicielle qui n’ont malheureusement pas été détectées ou corrigées avant.
